Czy KSeF dotyczy podatników zwolnionych z VAT? Wyjaśniamy

Podstawa prawna: art. 106ga ustawy o VAT w praktyce

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Podatnicy zwolnieni z VAT podlegają obowiązkowi fakturowania elektronicznego na zasadach ogólnych, co wynika bezpośrednio z nowelizacji przepisów prawa podatkowego. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis ten nie wprowadza rozróżnienia na podatników czynnych i zwolnionych, lecz odwołuje się do szerokiej definicji z art. 15 ustawy, obejmującej każdą osobę fizyczną lub prawną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą. Oznacza to, że status nievatowca nie zdejmuje z przedsiębiorcy ciężaru integracji z systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów.

Harmonogram wdrażania obligatoryjnego KSeF został podzielony na etapy, uzależnione od skali prowadzonej działalności oraz wartości sprzedaży brutto. Podmioty, których obrót w 2024 r. przekroczył próg 200 mln zł, są zobligowane do korzystania z systemu w pierwszej kolejności. Dla mniejszych podmiotów oraz mikroprzedsiębiorców ustawodawca przewidział odroczenie terminów, co ma pozwolić na dostosowanie systemów księgowych do nowych wymagań technicznych i schemy FA(3).

Obowiązek ten nie dotyczy jedynie podmiotów bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, co reguluje art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy. Przedsiębiorcy krajowi muszą jednak dokonać weryfikacji swoich kontrahentów w systemach informatycznych. Wskazane jest, aby sprawdzić status kontrahenta w systemie VIES lub na Białej Liście Podatników przed 1 lutego 2026 r., co pozwoli uniknąć błędów w procesie dystrybucji faktur ustrukturyzowanych.

B2B vs B2C - kluczowe rozgraniczenie dla nievatowców

Podatnik zwolniony z VAT musi precyzyjnie rozróżniać charakter nabywcy, gdyż determinuje to sposób dokumentowania transakcji w środowisku KSeF. Sprzedaż dla konsumentów (relacja B2C) pozostaje poza obligatoryjnym systemem, co oznacza, że faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być wystawiane w formie tradycyjnej lub elektronicznej poza KSeF. Natomiast każda transakcja w relacji biznesowej (B2B) podlega pod rygor wystawienia faktury ustrukturyzowanej, o ile spełnione zostaną przesłanki wynikające z przepisów wykonawczych.

W procesie decyzyjnym przedsiębiorca powinien zweryfikować trzy kluczowe aspekty transakcji. Po pierwsze, należy ustalić, czy nabywca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. Po drugie, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, należy sprawdzić, czy nabywca zgłosił żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Po trzecie, konieczna jest weryfikacja, czy dana transakcja nie została objęta wyłączeniem na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1740). Twierdząca odpowiedź na którekolwiek z tych pytań przy transakcji firmowej implikuje konieczność użycia KSeF.

Praktycznym przykładem jest sytuacja fryzjera korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy, który świadczy usługę szkoleniową dla salonu kosmetycznego o wartości 500 zł. Od 1 kwietnia 2026 r. taka faktura musi zostać przesłana do KSeF i opatrzona numerem identyfikacyjnym systemu, mimo braku naliczonego podatku od towarów i usług. Jeśli jednak ten sam fryzjer wykonuje strzyżenie dla klienta indywidualnego, wystarczającym dokumentem pozostaje paragon fiskalny lub rachunek wystawiony zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej. Należy pamiętać, że art. 111 ustawy o VAT nadal nakłada obowiązek stosowania kas rejestrujących przy sprzedaży detalicznej, a KSeF nie zastępuje ewidencji na kasie fiskalnej.

Wyłączenia i odroczenia - kompletna lista

Ustawodawca przewidział katalog sytuacji, w których mimo występowania relacji B2B, podatnicy nie mają obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wyłączenia te mają charakter przedmiotowy lub podmiotowy i wynikają bezpośrednio z treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2025 r. Dokument ten precyzuje wyjątki od ogólnej zasady wyrażonej w art. 106ga ustawy o VAT, co ma na celu uproszczenie obrotu w specyficznych sektorach gospodarki.

• Usługi finansowe zwolnione z VAT (ubezpieczenia, reasekuracja) - zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.
• Przejazdy autostradami płatnymi dokumentowane biletami spełniającymi funkcję faktury - § 3 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia.
• Usługi transportu osób biletami lotniczymi i kolejowymi (poza KSeF) - § 3 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia.
• Samofakturowanie w przypadku, gdy stroną wystawiającą jest podmiot bez polskiego numeru NIP - § 4 ust. 2 rozporządzenia.
• Faktury RR wystawiane dla rolników ryczałtowych - pozostają całkowicie wyłączone z systemu na mocy § 5 rozporządzenia.
• Transakcje rozliczane w procedurach szczególnych OSS (One Stop Shop) oraz IOSS - § 6 rozporządzenia.

Szczególną uwagę należy poświęcić mechanizmowi odroczenia dla mikroprzedsiębiorców. Limit 10 000 zł brutto wartości sprzedaży miesięcznej odnosi się wyłącznie do obowiązku wystawiania faktur w systemie. Należy jednak podkreślić, że obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych przysłanych przez dostawców w KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. Przykładowo, kwiaciarnia generująca przychód na poziomie 9 500 zł miesięcznie może wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., jednak ma obowiązek odebrać i zarchiwizować e-fakturę wystawioną przez hurtownię roślin w formacie ustrukturyzowanym. Zaleca się prowadzenie miesięcznego rejestru wartości sprzedaży, aby precyzyjnie kontrolować moment przekroczenia progu 10 000 zł i uniknąć sankcji za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych.