Struktura logiczna FA(3) - co nowego w schemacie faktury? Przewodnik po 37 obowiązkowych polach i zmianach od 1 lutego 2026

37 pól obowiązkowych - co dokładnie musi się znaleźć w FA(3)?

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Struktura FA(3) wymusza na podatnikach podawanie precyzyjnych danych, które dotychczas w wielu systemach ERP były traktowane jako opcjonalne lub przechowywane w notatkach wewnętrznych. Zgodnie z art. 106a ustawy o VAT w zw. z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r., każda faktura ustrukturyzowana musi ściśle odpowiadać schematowi XSD opublikowanemu przez Ministerstwo Finansów w dniu 30 czerwca 2025 r. Wprowadzenie 11 dodatkowych pól obowiązkowych ma na celu pełną automatyzację weryfikacji dokumentów przez organy skarbowe, co oznacza, że zero domyślności ze strony podatnika jest dopuszczalne - system automatycznie odrzuci plik przy najmniejszej niezgodności.

W nowej strukturze kluczowe znaczenie zyskuje precyzyjna identyfikacja towarów i usług poprzez kody GTU (Grupy Towarowo-Usługowe) oraz klasyfikację PKWiU 2015. Podatnik musi każdorazowo określić procedurę (oznaczenia od 00 do 19) oraz walutę i jednostkę miary zgodną ze słownikiem systemowym. Dodatkowo faktura traci moc prawną, jeśli system wykryje błąd walidacji, co w praktyce uniemożliwia nabywcy ujęcie dokumentu w rejestrach VAT do czasu wystawienia poprawnej faktury ustrukturyzowanej.

Wprowadzony mechanizm załączników pozwala na przesłanie maksymalnie 5 plików w formacie PDF lub XML, przy czym rozmiar każdego z nich nie może przekroczyć 10 MB. Załącznik ma dotyczyć wyłącznie danych o charakterze podatkowym i będzie przechowywany w systemie przez okres 10 lat. Należy podkreślić, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF, co determinuje moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego u nabywcy.

Rekomenduje się pobranie bezpłatnego schematu XSD ze strony gov.pl/ksef i dostosowanie systemów ERP przed grudniem 2025 r. Warto również rozważyć, czy wypełnienie węzła "Załącznik" jest właściwym rozwiązaniem dla danego modelu biznesowego, czy też dane te można zaprezentować bezpośrednio w schemie poprzez rozszerzone pole nazwy towaru, które obecnie obsługuje do 512 znaków.

Rola „Pracownik” i nowe kody 0% - jak oznaczyć zakupy pracownicze w KSeF?

Nowa rola „Pracownik” w strukturze FA(3) rewolucjonizuje sposób rozliczania wydatków służbowych. Pracownik dokonujący zakupu identyfikuje się przed sprzedawcą danymi pracodawcy, jednak faktura zostaje wzbogacona o unikalny znacznik identyfikujący osobę dokonującą transakcji. Sprzedawca nie ma obowiązku przekazywania faktury pracownikowi w formie papierowej; dokument w formacie XML trafia bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur i jest udostępniany w panelu podatnika pracodawcy.

Procedura obiegu dokumentu jest zautomatyzowana. Sprzedawca skanuje dane, a faktura natychmiast trafia do centralnego repozytorium. Pracodawca loguje się do systemu i na podstawie nowych pól w strukturze FA(3), opublikowanej w ostatecznej wersji 30 czerwca 2025 r., precyzyjnie przypisuje wydatek do konkretnej jednostki lub osoby. Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów i usprawnia procesy księgowe w dużych organizacjach.

W zakresie stawek podatkowych struktura FA(3) wprowadza istotną segmentację w obszarze stawki 0% VAT. Zastępuje ona dotychczasowe ogólne oznaczenia trzema precyzyjnymi kodami:

• 0_KR - dotyczy eksportu usług, wymagający przypisania odpowiedniego kodu GTU dla usług niematerialnych.
• 0_WDT - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, powiązana z obowiązkiem podania numeru VAT-UE kontrahenta.
• 0_EX - eksport towarów poza granice Unii Europejskiej, wymagający dokumentacji celnej powiązanej ze strukturą logiczną.

Należy pamiętać, że system KSeF pozwala na wskazanie maksymalnie 50 000 faktur korygowanych w ramach jednej korekty zbiorczej. Podmioty planujące korzystanie z roli „Pracownik” powinny zgłosić taką chęć za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego w terminie do 31 grudnia 2025 r., co pozwoli na pełną synchronizację uprawnień przed wejściem w życie obowiązkowego fakturowania.