Na obecną chwilę coraz więcej dowodów księgowych zostaje generowane w formie zapisu elektronicznego. Właśnie dlatego w ostatnim czasie można było zaobserwować wątpliwości czy są one zgodne w wymogami, jak również czy na ich podstawie mogą być dokonywane zapisy w księgach rachunkowych.
Zgodnie z wyjaśnieniami, dokumentem elektronicznym określamy formę dokumentu jak np. fakturę elektroniczną, wydruk z bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, dane z systemów bilingowych itp. Ważne jednak jest to, aby każdy inny dokument, który jest dowodem księgowym, spełniał poniższe warunki:
– określa rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny,
– określa strony zawierające transakcję,
– zawiera opic oraz wartość danej transakcji,
– zawiera datę dokonania transakcji,
– zawiera podpis osoby wystawiającej,
– zawiera kwalifikację danego dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Dowodem elektronicznym może być uznany dowód, który został wygenerowany elektronicznie, a więc poprzez automatyczne wprowadzenie zapisy za pośrednictwem urządzeń/nośników elektronicznych.