Krótszy zwrot VAT (40 dni) - warunki w KSeF: co już wiadomo na 2026 r.

Kiedy fiskus zwróci VAT w 40 dni - kryteria i wyjątki

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Zgodnie z art. 87 ust. 5b ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361), skrócenie terminu zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do 40 dni nie następuje w sposób automatyczny dla każdego zarejestrowanego podmiotu. Podatnik VAT ma prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, jednak aby uzyskać zwrot w terminie 40 dni, musi spełnić łącznie cztery ustawowe przesłanki. Pierwszym wymogiem jest wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy zwrot.

Kolejnym warunkiem jest posiadanie statusu czynnego podatnika VAT przez okres co najmniej 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w którym składana jest deklaracja JPK_V7. Weryfikacji podlega również historia płatnicza: podatnik nie może posiadać zaległości w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa (w tym w podatkach dochodowych i VAT) przekraczających kwotę 3 000 zł. Ostatnim obligatoryjnym elementem jest zgłoszenie rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, który musi widzieć na tzw. białej liście podatników VAT. Brak spełnienia choćby jednego z wymienionych kryteriów skutkuje zastosowaniem standardowego terminu 60 dni.

Warto zwrócić uwagę na art. 87 ust. 5c ustawy o VAT, który definiuje sytuacje niepowodujące utraty prawa do 40-dniowego zwrotu, mimo braku faktury w systemie centralnym. Ustawodawca dopuszcza wyjątki dla dokumentów, które ze względu na swoją specyfikę nie są procesowane przez Krajowy System e-Faktur. Do tej kategorii należą między innymi faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, które nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF.

• Faktury dokumentujące sprzedaż rejestrowaną przy użyciu kas rejestrujących (do końca 2026 r.).
• Faktury ustrukturyzowane, dla których nie istnieje wzór dokumentu elektronicznego w formacie XML (np. faktury pro forma).
• Faktury wystawiane w procedurach szczególnych, gdzie nabywca nie posiada numeru NIP.

Należy podkreślić, że aby skorzystać z uprawnienia wskazanego w przepisach, nadwyżka podatku naliczonego musi być powiązana z dokumentami zakupu, za które zapłata nastąpiła za pośrednictwem rachunku płatniczego. Zgodnie z wykładnią art. 87 ust. 6 pkt 1, podatnik jest zobowiązany do zachowania dokumentów potwierdzających zapłatę faktur, co stanowi fundament weryfikacji zasadności zwrotu przez organy skarbowe.

Harmonogram wejścia - co się zmieni 1 lutego 2026 r.

Wdrożenie obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego zostało zaplanowane etapowo na lata 2026-2027, co bezpośrednio determinuje dostępność przyspieszonego terminu zwrotu podatku. Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur staje się obligatoryjny dla największych podmiotów gospodarczych, których wartość sprzedaży przekroczyła określone progi ustawowe. Scentralizowany obieg publiczny faktur ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i przyspieszenie weryfikacji deklaracji składanych przez przedsiębiorców.

Kluczowe dla zachowania płynności finansowej jest zrozumienie, że termin zwrotu VAT w 40 dni jest liczony od dnia złożenia deklaracji JPK_V7 wraz z poprawnie wypełnionym wnioskiem o zwrot. Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, system informatyczny administracji skarbowej automatycznie weryfikuje datę wysłania faktur ustrukturyzowanych. Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, co stanowi moment krytyczny dla uznania prawa do preferencyjnego terminu wypłaty środków.

Mimo wprowadzenia nowego standardu, rozporządzenie utrzymuje możliwość stosowania trybu przedłużonego (180 dni) w sytuacjach wymagających dodatkowej weryfikacji oraz trybu skróconego (25 dni) przy spełnieniu odrębnych warunków płatniczych. Ustawodawca przewidział okres przejściowy w zakresie sankcji: do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF, co ma umożliwić podatnikom bezstresową adaptację do nowych procedur sprawozdawczych.

Schemat działania - krok po kroku od faktury do przelewu

Procedura uzyskania zwrotu w terminie 40 dni wymaga od podatnika precyzyjnej koordynacji działań sprzedażowych i księgowych. Nadpłata podatku, będąca różnicą między podatkiem należnym a naliczonym, musi zostać udokumentowana wyłącznie poprzez faktury, które pomyślnie przeszły proces walidacji i uwierzytelnienia na platformie rządowej. Obecnie w systemie uwierzytelniono już około 1,9 mln osób, co świadczy o skali przygotowań do digitalizacji rozliczeń.

1. Wystawienie faktur w KSeF: Wszystkie dokumenty sprzedażowe w danym miesiącu muszą zostać przesłane do systemu jako faktury ustrukturyzowane (format XML).
2. Płatność bezgotówkowa: Należy uregulować zobowiązania z faktur zakupowych za pośrednictwem rachunku bankowego (limit faktur nieopłaconych przelewem wynosi 15 000 zł zgodnie z przepisami o swobodzie działalności gospodarczej).
3. Złożenie JPK_V7: W części deklaracyjnej pliku JPK należy zaznaczyć opcję żądania zwrotu nadwyżki na rachunek bankowy, wskazując preferowany termin 40 dni.
4. Weryfikacja Białej Listy: Należy upewnić się, że wskazany numer rachunku bankowego jest zgłoszony w urzędzie skarbowym i widnieje w wykazie podatników VAT.

Po otrzymaniu deklaracji JPK_V7, systemy informatyczne Krajowej Administracji Skarbowej dokonują automatycznej weryfikacji statusu wystawionych faktur. Algorytm sprawdza tzw. flagę KSeF przy każdym dokumencie oraz weryfikuje limity zaległości podatkowych podatnika (do 3 000 zł). Jeśli wszystkie parametry są zgodne z art. 87 ust. 5b ustawy o VAT, termin zwrotu zostaje automatycznie skrócony do 40 dni bez konieczności wydawania dodatkowej decyzji uznaniowej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Check-lista przed 1 lutego 2026 r.

Skuteczne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga nie tylko aktualizacji systemów informatycznych, ale przede wszystkim zmiany wewnętrznych procedur księgowych. Biura rachunkowe przekształcają się w aktywnych uczestników procesu zarządzania płynnością, a ich rola przesuwa się w stronę bieżącej kontroli poprawności danych w czasie rzeczywistym. Przygotowanie do 1 lutego 2026 r. powinno obejmować audyt techniczny oraz formalno-prawny posiadanych zasobów.

Należy pamiętać, że system KSeF będzie archiwizował faktury przez okres 10 lat, co eliminuje konieczność przechowywania dokumentacji w formie papierowej. Prawidłowe wdrożenie systemu i uporządkowanie procedur księgowych pozwala na pełne wykorzystanie benefitu w postaci szybszego zwrotu VAT, co realnie wpływa na wskaźniki płynności bieżącej przedsiębiorstwa. Zaleca się również opracowanie procedur na wypadek awarii (tryb offline), aby zachować ciągłość fakturowania i uniknąć ryzyka niedotrzymania warunków 40-dniowego zwrotu.