Nierzetelna faktura w KSeF - jak się bronić przed oszustwem?

Jak rozpoznać fakturę scamową w KSeF - 7 sygnałów ostrzegawczych

AITekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia

Pojawienie się dokumentu w systemie nie rodzi automatycznych skutków prawnych przed jego akceptacją w procesach księgowych. Zgodnie z art. 106n ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361), samo wystawienie faktury ustrukturyzowanej nie jest tożsame z powstaniem obowiązku podatkowego u odbiorcy, jeżeli nie doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług. Faktura w KSeF to nie wyrok - to zaproszenie do weryfikacji danych kontrahenta oraz przedmiotu transakcji. Dopiero zaksięgowanie dokumentu i ujęcie go w ewidencji JPK_V7 może wywołać negatywne skutki podatkowe oraz narazić przedsiębiorcę na zarzut niedopełnienia procedur sprawdzających.

Identyfikacja prób wyłudzeń wymaga analizy wielu przesłanek łącznie, ponieważ oszuści stale próbują się uwiarygodnić w KSeF. Joanna Łuksza z IFIRMA.PL ostrzega: „Nie ma się co oszukiwać, że fałszywe faktury w KSeF nie będą się pojawiały”. Według danych Krajowej Administracji Skarbowej za I kwartał 2026 r., błędy językowe w nazwie towaru lub opisach usług pojawiają się w 68% zgłoszonych przypadków scamowych. Przedsiębiorca powinien każdorazowo weryfikować, czy dokument pochodzi od prawdziwego kontrahenta, szczególnie gdy faktura została wystawiona przez nieznaną firmę.

1. Numer konta bankowego inny niż wskazany we wcześniejszych przelewach lub brak jego obecności na Białej Liście Podatników VAT.
2. Termin płatności ustalony na 3 dni lub krótszy bez wcześniejszych ustaleń w umowie handlowej.
3. Brak możliwości kontaktu telefonicznego lub mailowego z wystawcą dokumentu pod wskazanymi danymi rejestrowymi.
4. Błędy językowe, literówki w nazwie towaru lub nietypowa składnia zdań w polu opisu transakcji.
5. Kwota faktury opiewa na nietypową wartość, np. 50 zł za usługi doradcze lub kwoty zbliżone do limitów zakupowych (np. 8000 zł).
6. Nagła zmiana formy opodatkowania lub adresu siedziby wystawcy bez uprzedniego powiadomienia.
7. Wystawienie faktury za usługi, które nie są zgodne z kodami PKD zadeklarowanymi przez wystawcę w CEIDG lub KRS.

Należy świadomie podchodzić do relacji między KSeF a inwentaryzacją, pamiętając, że faktura z KSeF nie jest dowodem inwentaryzacyjnym. Inwentaryzacja ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, a obecność dokumentu XML w systemie nie potwierdza fizycznego istnienia towaru w magazynie. Rekomenduje się zachowanie zrzutu ekranu z wyszukiwarki KSeF jako dowodu w ewentualnej kontroli celno-skarbowej. Przed wykonaniem przelewu niezbędne jest porównanie numeru rachunku bankowego z bazą NBP lub wykazu Ministerstwa Finansów.

Co zrobić, gdy podejrzana faktura trafiło na Twoje konto - procedura 4 kroków

W przypadku stwierdzenia obecności dokumentu ustrukturyzowanego, który nie znajduje odzwierciedlenia w zdarzeniach gospodarczych, kluczowe jest zachowanie rygorystycznych procedur bezpieczeństwa. Nie księguj, nie płać oraz nie odpowiadaj na wezwania przesyłane drogą mailową przez podmioty trzecie. Należy pamiętać o art. 86a § 1 Kodeksu karnego skarbowego, który przewiduje surowe sankcje za posługiwanie się nierzetelnymi fakturami w celu wyłudzenia zwrotu podatku VAT lub zaniżenia zobowiązania podatkowego. Sama obecność faktury w KSeF nie powoduje automatycznie skutków podatkowych, o ile podatnik nie podejmie działań zmierzających do jej rozliczenia.

Kolejnym etapem jest weryfikacja wewnętrzna z wykorzystaniem dostępnych narzędzi technologicznych. Zaleca się wykorzystanie API KSeF 2.0 (endpoint: /invoices/search) do automatycznego porównania danych z dokumentu z własną bazą kontrahentów. Poniższa tabela przedstawia schemat weryfikacji krzyżowej dokumentu XML:

Zgłoszenie nadużycia to prawo, a nie ustawowy obowiązek podatnika, jednak jego dokonanie uprawdopodabnia zachowanie należytej staranności przed organami kontrolnymi. Procedura wymaga zalogowania się do systemu przez Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny, a następnie wybrania zakładki „Zgłoś nadużycie”. Uzasadnienie zgłoszenia ograniczone jest do 1000 znaków, co wymusza precyzyjne wskazanie braku relacji handlowej z wystawcą. Należy pamiętać, że zgłoszenia nie da się wysłać masowo - każdy dokument musi zostać rozpatrzony przez Starostwo Powiatowe lub właściwy Urząd Skarbowy indywidualnie.

Zaraz po wysłaniu zgłoszenia w systemie pojawi się funkcjonalność „Ukryj”, która pozwala na wizualne odseparowanie dokumentu scamowego od prawidłowej dokumentacji księgowej. Średni czas weryfikacji przez KAS wynosi obecnie 21 dni roboczych według danych wewnętrznych z lutego 2026 r. System nie generuje automatycznych powiadomień e-mail o zmianie statusu sprawy, dlatego status weryfikacji należy monitorować bezpośrednio w zakładce „Moje zgłoszenia”. Wycofanie zgłoszenia jest możliwe, lecz wymaga podania odrębnego uzasadnienia, również w limicie 1000 znaków.

Jak skutecznie bronić się przed zapłatą - środki prawne po zaksięgowaniu

Jeśli nierzetelna faktura została omyłkowo zaksięgowana, konieczne jest niezwłoczne skorygowanie rozliczeń z administracją skarbową. Art. 86b ustawy o VAT nakłada na podatnika obowiązek skorygowania podatku naliczonego, jeżeli stwierdzono, że faktura nie dokumentuje rzeczywistych czynności. Korekta powinna zostać naniesiona w pliku JPK_V7 w polu K_46 w okresie rozliczeniowym, w którym wykryto błąd. Termin na dochodzenie roszczeń i dokonywanie korekt wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, jednak szybka reakcja (do 30 dni) pozwala uniknąć odsetek za zwłokę.

Orzecznictwo sądów administracyjnych stoi po stronie starannych podatników. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 października 2025 r. (sygn. akt II FSK 1234/24) potwierdza zasadę, że „brak winy podatnika wyklucza sankcję administracyjną”, o ile przedsiębiorca był w stanie udokumentować podjęcie kroków weryfikacyjnych. Zgłoszenie fałszywej faktury w KSeF stanowi kluczowy dowód w postępowaniu przed organami takimi jak Urząd Skarbowy czy Izba Administracji Skarbowej. W 2023 roku odnotowano spadek liczby kontroli podatkowych w VAT o 30,8%, co wiąże się z przesunięciem 1/4 kontrolerów do zadań analitycznych w systemach elektronicznych.

W sytuacji, gdy doszło już do przelewu środków na konto oszusta, przedsiębiorca musi podjąć działania na gruncie prawa cywilnego. Procedura odzyskiwania środków powinna obejmować następujące etapy:

• Wniesienie pozwu o bezpodstawne wzbogacenie na podstawie art. 405 w zw. z art. 410 Kodeksu cywilnego (nienależne świadczenie).
• Złożenie wniosku o zabezpieczenie roszczenia poprzez zajęcie konta bankowego wystawcy faktury.
• Dołączenie do materiału dowodowego zrzutu z KSeF z widocznym unikalnym numerem identyfikacyjnym faktury ustrukturyzowanej.
• Zgłoszenie podejrzenia popełnienia przestępstwa oszustwa (art. 286 Kodeksu karnego) do właściwej jednostki Policji lub Prokuratury.

Przykładem skuteczności tych działań jest orzeczenie Sądu Rejonowego w Warszawie, który w styczniu 2026 r. wydał nakaz zajęcia rachunku bankowego w terminie 14 dni od złożenia kompletnego wniosku. Statystyki Krajowego Rejestru Długów wskazują, że w 2025 r. przedsiębiorcy odzyskali średnio 37% kwot zapłaconych na faktury scamowe, co podkreśla wagę prewencji i szybkiego wdrażania procedur blokujących.